Quy trình tuyển dụng

Trong bài nhiệm vụ của một chuyên viên tuyển dụng, mình đã đưa ra quy trình tổng quát, các công việc chung của vị trí chuyên viên tuyển dụng. Trong phần quy trình tuyển dụng, mình sẽ chi tiết hóa quy trình tổng quát theo sơ đồ dưới đây.

Tài liệu kèm theo:

Mỗi một bước trong quy trình thường kèm theo các tài liệu cần thiết phải lập. Ví dụ như bước xác định nhu cầu tuyển người thì cần có "phiếu yêu cầu tuyển người" hoặc bước thử việc thì cần có " Offer letter hoặc phiếu đánh giá thời gian thử việc" Đó là những tài liệu kèm theo không thể thiếu. Muốn hoàn thành được quy trình tuyển dụng, trước tiên, phải có những tài liệu đó.

Theo sơ đồ trên, quy trình tuyển dụng cần có những tài liệu sau:

+ Phiếu yêu cầu tuyển người

+ Bản mô tả công việc

+ Bài test, form điểm cho bài test

+ Form đánh giá phỏng vấn

+ Offer letter

+ Form đánh giá thử việc

Quy trình:

Theo sơ đồ trên là các bước của quy trình tuyển dụng, ta đi xem xét trách nhiệm thực hiện các bước đó theo quy trình trên.

+ Chuẩn bị form mẫu -----------------------------do HR thực hiện.

+ Xác định nhu cầu tuyển dụng ----------------- do các bộ phận thực hiện.

+ Duyệt yêu cầu tuyển người --------------------do HR thực hiện ( xin duyệt từ giám đốc).

+ Mô tả công việc, tìm ứng viên -----------------kết hợp HR và bộ phận.

+ Lọc hồ sơ -----------------------------------------do HR thực hiện.

+ Phỏng vấn, đánh giá phỏng vấn ---------------kết hợp HR và bộ phận.

+ Đào tạo hội nhập --------------------------------do HR thực hiện.

+ Thử việc ------------------------------------------kết hợp HR và bộ phận.

+ Đánh giá thử việc -------------------------------kết hợp HR và bộ phận.

+ Phân công công việc chính thức --------------bộ phận.

Trên đây là tổng hợp toàn bộ quy trình, trách nhiệm thực hiện các bước công việc trong quy trình tuyển dụng ở một tổ chức - theo kiến thức, kinh nghiệm và ý kiến của mình. Mình sẽ cố gắng để càng ngày càng hoàn thiện quy trình này hơn!

Nhiệm vụ của một chuyên viên tuyển dụng

Tuyển dụng là khâu đầu tiên trong quy trình mà một nhân viên tham gia vào một tổ chức nào đó. Theo tôi hiểu một cách đơn giản, thì tuyển dụng bao gồm tuyển và dụng. Tuyển là tìm và chọn người, còn dụng là phân công công việc cho họ. Xin được tóm tắt về tuyển dụng theo quy trình dưới đây:

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ TUYỂN:  Tuyển bao gồm tìm kiếm và lựa chọn Tìm kiếm: Chúng ta có thể lựa chọn nhiều cách thức tìm kiếm khác nhau, nhưng trước tiên chúng ta phải biết được vị trí đó sẽ dùng nguồn từ đâu. Tức là phải biết được sẽ điều chuyển, kiêm nhiệm, thăng chức cho người trong công  ty hay sẽ tìm kiếm ứng viên bên ngoài. Từ đó sẽ thực hiện các phương cách để tìm kiếm. Lựa chọn: Nếu là ứng viên trong công ty, dựa trên đánh giá thực hiện công việc trước đó để có thể chọn lựa ra nhân viên phù hợp để điều chuyển, kiêm nhiệm hay thăng chức. Nếu là ứng viên bên ngoài, ta có thể đăng tin tại các trang báo mạng, báo giấy hoặc bản tin tại địa phương ..... hoặc cũng có thể là tìm kiếm từ những người quen biết. Đối với ứng viên từ nguồn bên ngoài. Chúng ta phải thực hiện thêm một quy trình nhỏ khác, đó là Nhận -> Đánh giá sơ bộ -> Chọn ứng viên -> Phỏng vấn (đánh giá tổng thể : ngoại hình, tính cách, kinh nghiệm, thái độ làm việc...) -> Chọn ứng viên phù hợp nhất. DỤNG: Dụng bao gồm đào tạo hội nhập (làm quen) và phân công nhiệm vụ Đào tạo hội nhập: Là bước giúp nhân viên mới hòa nhập với cộng đồng nhỏ, làm quen với văn hóa công ty, tìm hiểu về các quy định, quyền và nghĩa vụ của một nhân viên. Bước này chúng ta phải đào tạo các phần như: giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty,nội quy lao động, nội quy công ty, các quy định theo luật lao động về quyền và nghĩa vụ của người lao động, danh mục các hành động coi là vi phạm nội quy công ty..... Phân công nhiệm vụ: Bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng chính là thử việc. Thử để biết nhân viên mới có phù hợp với vị trí đã tuyển không, từ đó có thể chấm dứt hoặc chuyển sang vị trí khác mà nhân viên đó phù hợp hơn. Người chuyên viên tuyển dụng, chính là người thực hiện tất cả những nhiệm vụ tuyển dụng như trên để tuyển và dụng được một nhân viên mới cho công ty.

Tổng quan về nhân sự.

Khi có ai hỏi nghề nhân sự là gì, tôi thường nhớ lại cái hình dung mơ hồ khi mà bắt đầu chọn ngành, chọn trường vào đại học.

Ngày ấy, tôi chỉ nghĩ, nhân sự là ngồi tính lương cho nhân viên, là được phát lương cho nhân viên, và nghĩ thế là tôi thích và tôi chọn. Nhưng khi bước chân vào trường đại học, được học, được tìm hiểu, tôi mới thấy đó chỉ là một phần nhỏ và là phần đơn giản của nhân sự.

Đấy là vài dòng tâm sự, vài dòng về cái hình dung mơ hồ ban đầu.

Đến bây giờ, khi đã có một cái hình dung tổng quan hơn về nhân sự, mình mới thấy nhân sự không chỉ là ngồi đó mà tính mà làm mà còn phải quan sát, xem từng sự việc, từng con người rồi liệu người, liệu việc mà làm. Tuy nhiên cái việc quan sát và liệu tính thì là những việc thuộc về kỹ năng dựa trên tình huống xảy ra. Còn những công việc cố định của một HR thì mình xin tóm tắt như sau:

- Recruitment: Quy trình tuyển dụng có thể tóm tắt như sau: Đề xuất -> duyệt -> tìm nguồn -> tìm người ->  phỏng vấn -> đào tạo hội nhập -> làm việc.

 - Labour contract: 

+ HĐLĐ lần đầu: Đánh giá phỏng vấn -> thư thử việc -> Đánh giá thử việc -> HĐLĐ

+ HĐLĐ gia hạn: Đánh giá thực hiện công việc -> HĐLĐ

- Training:  

+ Đào tạo hội nhập: Nội quy, quy tắc ứng xử trong công ty, quyền lợi nghĩa vụ của NLĐ, NSDLĐ, Các hình thức kỷ luật, danh mục các hành động bị coi là vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng.

+ Đào tạo chuyên sâu: Thực hiện khi có dự án, chương trình đào tạo cho nhân viên kế nhiệm hoặc nhân viên kiêm nhiệm công việc: Tìm chương trình đào tạo -> Tìm nhà cung cấp đào tạo -> lên kế hoạch về số lượng người tham gia, thời gian, địa điểm đào tạo -> chạy chương trình.

- Discipline:  Vi phạm -> tường trình -> đối chiếu hình thức kỷ luật -> lập biên bản.

- Compensation & Benefit:  Mảng này là cái mảng mà thời mơ hồ đã nghĩ đến và vì nó mà chọn con đường này. Thế mà khi đi học nghề thì nó lại là cái mảng bảo mật, thế nên chỉ có mày mò bên ngoài để học thêm. 

+ Tính lương:  Check bảng công, giấy phép, dựa vào phương pháp tính lương mà công ty áp dụng (theo sản phẩm/theo thời gian ...) -> áp dụng công thức -> tính lương.

+ BHXH: Tuân thủ đúng quy định của pháp luật về tham gia BH, thực hiện các thủ tục báo tăng, giảm, chốt.  Tham gia đầy đủ cho NLĐ có HĐ từ 3 tháng trở lên.

- Timekeeping & leave management:  Chấm công và quản lý nghỉ phép. 

+ Lập quy trình xin nghỉ phép.

+ Nhận giấy phép -> nhập dữ liệu và cập nhật thường xuyên.

Một vài dòng note lại về công việc của nhân sự mà mình đã thấy, đã làm và có hiểu biết về nó. Xin được cập nhật sau nếu mình hiểu thêm, biết thêm và được làm thêm những nhiệm vụ khác. :)